ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും ചുമതലകളും
ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ഭരണസമിതിയുടെയും ജീവനക്കാരുടെയും ചുമതലകളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും
കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമം, ചട്ടങ്ങൾ, സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾ എന്നിവയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ കാര്യക്ഷമവും സുതാര്യവും സമയബന്ധിതവുമായ പ്രവർത്തനം ഉറപ്പാക്കുന്നതിനായി വിവിധ ഭരണസമിതികൾക്കും ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കും ജീവനക്കാർക്കും നിർണ്ണയിച്ചിട്ടുള്ള ചുമതലകളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും താഴെ നൽകിയിരിക്കുന്നു.
- കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമത്തിലെ പട്ടിക 3 ൽ വിവരിച്ചിട്ടുള്ള ചുമതലകൾ.
- പഞ്ചായത്തിന്റെ പരിഗണനയ്ക്ക് വരുന്ന അജണ്ടകളിൽ സെക്രട്ടറിയുടെ നിയമോപദേശം കൂടി പരിഗണിച്ചുകൊണ്ട് തീരുമാനമെടുക്കുക.
- പഞ്ചായത്ത് സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റികളുടെ ശുപാർശകൾ പരിഗണിച്ച് അംഗീകരിക്കാവുന്നവ അംഗീകരിക്കുക.
- വിവിധ ഘടക സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും പഞ്ചായത്ത് കാര്യാലയത്തിന്റേയും പ്രവർത്തനങ്ങൾ വിലയിരുത്തുക.
- തീരുമാനങ്ങൾ സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാക്കപ്പെടുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ്, വൈസ് പ്രസിഡന്റ്, സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റി പ്രസിഡന്റുമാർ എന്നിവർ അടങ്ങിയ സമിതി.
- പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തിൽ ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടേണ്ട വിഷയങ്ങളിൽ അഭിപ്രായ സമന്വയം ഉണ്ടാക്കുക.
- പദ്ധതികളുടെ ആസൂത്രണത്തിനും നിർവഹണത്തിനും മുൻഗണനകൾ നിശ്ചയിക്കുക.
- സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റികളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുകയും മോണിറ്റർ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
- പഞ്ചായത്ത് ചുമതലയേൽപ്പിക്കുന്ന മറ്റു വിഷയങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.
- പഞ്ചായത്തിന്റെയും ഗ്രാമസഭകളുടെയും യോഗങ്ങളിൽ അദ്ധ്യക്ഷത വഹിക്കുക.
- ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
- പഞ്ചായത്തിന്റെ ചെലവുകൾ അധികൃതമാക്കുക.
- പഞ്ചായത്ത് പാസാക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.
- മഹാത്മാഗാന്ധി ദേശീയ ഗ്രാമീണ തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി വേതന വിതരണം ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ ഉപയോഗിച്ച് നിർവഹിക്കുക.
- പഞ്ചായത്തിന്റെ തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.
- ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിയന്ത്രിക്കുകയും മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ചെക്കുകൾ ഒപ്പിട്ട് നൽകുക.
- വിവാഹ രജിസ്ട്രേഷൻ നടത്തുകയും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുക.
- വിവരാവകാശ നിയമപ്രകാരമുള്ള പബ്ലിക് ഇൻഫർമേഷൻ ഓഫീസർ എന്ന ചുമതല നിർവഹിക്കുക.
- പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
- വാർഷിക ബജറ്റ് പാസാക്കുക.
- വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് അംഗീകരിക്കുക.
- എല്ലാ മാസവും അക്കൗണ്ടുകൾ പരിശോധിക്കുകയും അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ഭരണാനുമതി നൽകുന്നതിനുള്ള അധികാരങ്ങൾ വിനിയോഗിക്കുക.
- വാർഷിക പദ്ധതികൾ തയ്യാറാക്കുക.
- വികസന പദ്ധതികൾ സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാക്കുക.
- കൃഷിഭവൻ, മൃഗാശുപത്രി, മത്സ്യഭവൻ എന്നിവയുടെ പ്രവർത്തനം മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
- തെരുവ് വിളക്കുകളുടെ പരിപാലനം ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി നടത്തിപ്പ് മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
- അംഗനവാടികളുടെ നടത്തിപ്പ്.
- ബഡ്സ് സ്കൂളിന്റെ നടത്തിപ്പ്.
- കുടുംബശ്രീയുടെ മോണിറ്ററിംഗ്.
- ആശ്രയ പദ്ധതിയുടെ നിർവഹണം.
- ദാരിദ്ര്യലഘൂകരണ പദ്ധതികളുടെ സമയബന്ധിതമായ പൂർത്തീകരണം.
- യു.പി., എൽ.പി. സ്കൂളുകളുടെ നടത്തിപ്പ്.
- ലൈബ്രറികളുടെയും സാംസ്കാരിക കേന്ദ്രങ്ങളുടെയും നടത്തിപ്പ്.
- ആരോഗ്യ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനം മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
- കേരളോത്സവത്തിന്റെ നടത്തിപ്പ്.
- തുടർ സാക്ഷരതാ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.
- തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി വേതന വിതരണം സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ നടക്കുമെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയൽ ട്രാക്കിംഗ് ശരിയായ രീതിയിൽ നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- MIS ഡാറ്റാ എൻട്രി യഥാസമയം നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി പണിസ്ഥലങ്ങളിൽ തൊഴിലാളികൾ സമയക്രമം പാലിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- ലേബർ ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിൽ മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
- തൊഴിലുറപ്പ് സംബന്ധിച്ച പരാതികളിൽ തീരുമാനമെടുക്കുകയും മറുപടികൾ അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുക.
- സർക്കാർ ഉത്തരവ് സ.ഉ.(എം.എസ്.) 218/13/തസ്വഭവ, 10.06.2013 പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള ജോലികൾക്കും പഞ്ചായത്ത് ഏൽപ്പിക്കുന്ന മറ്റ് ജോലികൾക്കും നിർവഹണം നടത്തുക.
- തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതിയിലൂടെ പഞ്ചായത്തിന് ലഭിക്കുന്ന/ആർജിക്കുന്ന ആസ്തികളുടെ വിവരങ്ങൾ ആസ്തി രജിസ്റ്ററിൽ സമയബന്ധിതമായി രേഖപ്പെടുത്തുകയും സാംഖ്യ അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയറിൽ ചേർത്ത് ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
- ദേശീയ തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതിയുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ ഓഫീസറായി പ്രവർത്തിക്കുകയും MGNREGS ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളും അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- പഞ്ചായത്തിന്റെ വ്യവഹാരങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ സ്യൂട്ട് രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തി യഥാസമയം നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിന് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
- MGNREGS ജീവനക്കാരുടെ ഹാജർ, സേവനം, വേതനം, കരാർ, കോടതി വ്യവഹാരങ്ങൾ, ഓംബുഡ്സ്മാൻ, മനുഷ്യാവകാശ കമ്മീഷൻ, ട്രൈബ്യൂണൽ, വിവരാവകാശ കമ്മീഷൻ എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പരാതികളുടെ രജിസ്റ്ററുകൾ, രേഖകൾ, ഡയറികൾ എന്നിവ കൃത്യമായി സൂക്ഷിക്കുകയും സെക്രട്ടറി നിർദേശിച്ചിട്ടില്ലാത്തിടത്ത് ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരികളുടെ മുമ്പാകെ ഹാജരാകുകയും ചെയ്യുക.
- സർക്കാർ, ജില്ലാ കളക്ടർ, പഞ്ചായത്ത് ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടർ, മറ്റ് വകുപ്പുതല അധികാരികൾ എന്നിവർ വിളിച്ചുചേർക്കുന്ന കോൺഫറൻസുകൾക്കും അവലോകനയോഗങ്ങൾക്കും ആവശ്യമായ റിപ്പോർട്ടുകളും വിവരങ്ങളും ബന്ധപ്പെട്ട വിഭാഗങ്ങളിൽ നിന്ന് സമയബന്ധിതമായി ശേഖരിച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- സാക്ഷരതാ F&A ആയി പ്രവർത്തിക്കുകയും സാക്ഷരതാ പദ്ധതികൾ തയ്യാറാക്കുന്ന പ്രക്രിയയ്ക്ക് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- കുടുംബശ്രീ ചാർജ് ഓഫീസറായി പ്രവർത്തിക്കുക.
- അക്ഷയ പഞ്ചായത്ത് തല കോ-ഓർഡിനേറ്ററായി പ്രവർത്തിക്കുക.
- ജനന-മരണ രജിസ്ട്രേഷൻ നടത്തുകയും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുക.
- കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമവും അനുബന്ധ ചട്ടങ്ങളും പ്രകാരം ഓഫീസ് ഭരണത്തിന്റെ സുഗമവും കാര്യക്ഷമവുമായ നടത്തിപ്പിന് സെക്രട്ടറിയെ സഹായിക്കുകയും ജീവനക്കാർക്ക് ആവശ്യമായ പിന്തുണ നൽകുകയും ചെയ്യുക.
- ഓഫീസ് ഭരണസംവിധാനത്തിന്റെ സൂപ്പർവൈസറായും സർക്കാർ ഉത്തരവ് G.O.(MS)123/2009/LSGD പ്രകാരം ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിന്റെ മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ജനന-മരണ രജിസ്ട്രേഷൻ സബ് രജിസ്ട്രാർ, അസിസ്റ്റന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ ഓഫീസർ, അസിസ്റ്റന്റ് ഇലക്ടറൽ രജിസ്ട്രാർ എന്നീ നിലകളിൽ പ്രവർത്തിക്കുക.
- ജനന-മരണ രജിസ്ട്രേഷൻ നടത്തുകയും ചട്ടപ്രകാരമുള്ള സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളും എക്സ്ട്രാക്ടുകളും നൽകുകയും ചെയ്യുക.
- എല്ലാ അലോട്ട്മെന്റുകളും രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തി ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് കൈമാറുക.
- നികുതി പിരിവ് പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും പിരിവ് ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നിർദ്ദേശങ്ങളും പ്രതിവാര ലക്ഷ്യവും നൽകുകയും ചെയ്യുക.
- പഞ്ചായത്ത് വാഹനത്തിന്റെയും ലോഗ് ബുക്കിന്റെയും സൂക്ഷിപ്പുകാരനായി പ്രവർത്തിക്കുക.
- പഞ്ചായത്ത് യോഗങ്ങളുടെ അജണ്ട, റിപ്പോർട്ടുകൾ, അനുബന്ധ രേഖകൾ എന്നിവ തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- സെക്ഷനുകളിൽ നിന്നുള്ള ഫയലുകൾ പരിശോധിച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക്/അസിസ്റ്റന്റ് സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- പൗരാവകാശരേഖ യഥാസമയം പുതുക്കി പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.
- ജീവനക്കാരുടെ സേവനപുസ്തകങ്ങൾ, ഹാജർ രജിസ്റ്റർ, മൂവ്മെന്റ് രജിസ്റ്റർ, കാഷ്വൽ ലീവ് രജിസ്റ്റർ തുടങ്ങിയവയുടെ കസ്റ്റോഡിയനായി പ്രവർത്തിക്കുക.
- ഹാജർ, മൂവ്മെന്റ് രജിസ്റ്ററുകൾ ദിവസേന പരിശോധിച്ച് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുക.
- സെക്രട്ടറിയുടെ നിർദ്ദേശപ്രകാരം ജോലികൾ ക്ലാർക്കുമാർക്ക് വിഭജിച്ച് നൽകുകയും മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ഓഫീസ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുകയും ജീവനക്കാർക്ക് നിയമാനുസൃത നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുകയും ചെയ്യുക.
- രജിസ്റ്റേർഡ് തപാലുകൾ, മണി ഓർഡറുകൾ, ഡിമാൻഡ് ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ, ചെക്കുകൾ എന്നിവ സ്വീകരിച്ച് ബന്ധപ്പെട്ട നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.
- തപാലുകൾ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളിലേക്ക് വിതരണം ചെയ്യുന്നതിന് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
- സെക്രട്ടറി/അസിസ്റ്റന്റ് സെക്രട്ടറി ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യത്തിൽ അടിയന്തര തപാലുകളിൽ ആവശ്യമായ നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
- ആവർത്തന സ്വഭാവമുള്ള തപാലുകൾ സമയബന്ധിതമായി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകൾക്ക് കൈമാറുക.
- ക്ലാർക്കുമാർ സമർപ്പിക്കുന്ന ഫയലുകളും രേഖകളും പരിശോധിച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- ഓഫീസ് ഫയലുകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ, രേഖകൾ എന്നിവ കൃത്യമായി സൂക്ഷിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- ക്ലാർക്കുമാരുടെ വ്യക്തിഗത രജിസ്റ്ററുകൾ മാസത്തിൽ ഒരിക്കൽ പരിശോധിക്കുക.
- പെൻഡിംഗ് ഫയലുകൾ ആഴ്ചതോറും പരിശോധിച്ച് റിപ്പോർട്ട് സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- ഭരണസമിതി തീരുമാനങ്ങൾ സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാകുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കി പുരോഗതി നിരീക്ഷിക്കുക.
- ചാർജ് കൈമാറ്റ സമയത്ത് ഫയലുകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ, രേഖകൾ എന്നിവയുടെ ശരിയായ കൈമാറ്റം ഉറപ്പാക്കുക.
- ആവശ്യമായ യോഗങ്ങളിൽ പങ്കെടുത്ത് റിപ്പോർട്ടുകൾ സമർപ്പിക്കുക.
- മൂല്യവത്തായ രേഖകൾ, രസീത് പുസ്തകങ്ങൾ, നിക്ഷേപ രേഖകൾ, ജനന-മരണ രജിസ്റ്ററുകൾ, വിവാഹ രജിസ്റ്ററുകൾ എന്നിവയുടെ സൂക്ഷിപ്പിന് ഉത്തരവാദിയായിരിക്കുക.
- നിർവഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കും സ്ഥാപന മേധാവികൾക്കും അലോട്ട്മെന്റുകൾ സമയബന്ധിതമായി ലഭ്യമാക്കുക.
- ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് താക്കോലുകളുടെ സുരക്ഷിത സൂക്ഷിപ്പ് ഉറപ്പാക്കുക.
- ഓഫീസ് കെട്ടിടം, ഫർണിച്ചർ, സ്റ്റോറുകൾ, കോൺഫറൻസ് ഹാൾ എന്നിവയുടെ പരിപാലനത്തിനും ഉപയോഗ ക്രമീകരണത്തിനും മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
- ഓരോ സെക്ഷനിലെയും രജിസ്റ്ററുകൾ കൃത്യമായി പരിപാലിക്കുന്നുവെന്ന് റാൻഡം പരിശോധന നടത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് റിപ്പോർട്ട് നൽകുക.
- ഓഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ടുകളിന്മേൽ നിയമാനുസൃത തുടർനടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.
- സെക്രട്ടറിയും പ്രസിഡന്റും ഏൽപ്പിക്കുന്ന മറ്റ് ചുമതലകളും നിർവഹിക്കുക.
സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾ (സ.ഉ.(എം.എസ്.)150/2009/തസ്വഭവ, 01.08.2009), (സ.ഉ.(എം.എസ്.)128/2011/തസ്വഭവ, 06.07.2011) പ്രകാരം പഞ്ചായത്ത് ഏൽപ്പിക്കുന്ന മറ്റ് ജോലികളും നിർവഹിക്കേണ്ടതാണ്.
- കേരള പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ട് ചട്ടങ്ങൾ പ്രകാരം അക്കൗണ്ടുകൾ സൂക്ഷിക്കുക.
- സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ്വെയറിൽ ആവശ്യമായ എൻട്രികൾ രേഖപ്പെടുത്തി പ്രിന്റുകൾ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കുക.
- പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിൽ ലഭിക്കുന്ന കളക്ഷൻ തുകയും പിൻവലിക്കുന്ന തുകയും യഥാസമയം അടയ്ക്കുകയും വിതരണം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നത് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- പ്രതിദിന പണവരവ് പരിശോധിച്ച് മുഴുവൻ തുകയും പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിൽ അടച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- ചെക്കുകൾ, ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ എന്നിവ രജിസ്റ്ററിൽ ചേർത്ത് പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിൽ വരവ് രേഖപ്പെടുത്തുക.
- വാർഷിക ബജറ്റ്, ഭരണ റിപ്പോർട്ട്, വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് എന്നിവ തയ്യാറാക്കി ആവശ്യമായ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുക.
- നികുതികളും ഫീസുകളും പൂർണ്ണമായി ചുമത്തി പിരിച്ചെടുക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കി അവലോകന റിപ്പോർട്ട് സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- കാഷ്ബുക്ക്, ഡേ-ബുക്ക്, പേയ്മെന്റ് വൗച്ചറുകൾ എന്നിവ പ്രതിദിനം പ്രിന്റ് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കുക.
- എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും പരിശോധിച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- പെൻഷൻ വിതരണവും തിരിച്ചടവും സമയബന്ധിതമായി നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- ഓഡിറ്റ് ടീമുകൾക്ക് ആവശ്യമായ രേഖകളും രജിസ്റ്ററുകളും ലഭ്യമാക്കുന്ന നോഡൽ ഓഫീസറായി പ്രവർത്തിക്കുക.
- ഓഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ടുകൾക്ക് മറുപടി തയ്യാറാക്കാൻ ആവശ്യമായ രേഖകൾ ഹെഡ് ക്ലാർക്കിന് നൽകുക.
- ലോക്കൽ ഫണ്ട് ഓഡിറ്റിനായി വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ തയ്യാറാക്കി സമർപ്പിക്കുക.
- വർക്ക് ബില്ലുകൾ, എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് ബില്ലുകൾ, കണ്ടിജൻസി ബില്ലുകൾ എന്നിവ നിയമാനുസൃതമാണെന്ന് പരിശോധിച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- വായ്പ ഗഡുക്കളും ആവർത്തിച്ചുവരുന്ന ചെലവുകളും സമയബന്ധിതമായി അടയ്ക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- ട്രഷറി ഡ്യൂട്ടിക്ക് ശേഷം ബിൽ ബുക്ക് തിരികെ ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- വൈകുന്നേരം 4.30 നകം അക്കൗണ്ടന്റ് കൗണ്ടർ ഡേ ബുക്ക്, ഡേ ബുക്ക് എന്നിവ പ്രിന്റെടുത്ത് സൂക്ഷിക്കുകയും സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ്വെയർ സഹായിയിൽ നിർദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ പൂർത്തിയാക്കി പ്രിന്റുകൾ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ക്യാഷ് ചെസ്റ്റിലെ പ്രത്യേക രജിസ്റ്റർ പ്രകാരമുള്ള തുകയും ഓഫീസിലെ യഥാർത്ഥ ബാലൻസും ഒത്തുപോകുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- സെക്രട്ടറി അംഗീകരിച്ച ബില്ലുകൾ പ്രകാരം ബന്ധപ്പെട്ടവർക്ക് ചെക്ക് മുഖേന തുക അനുവദിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ സ്വീകരിച്ച് യഥാവിധി വിതരണം ചെയ്യുക.
- ട്രഷറി അക്കൗണ്ട് പാസ് ബുക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കുകയും എല്ലാ മാസാവസാനത്തും ട്രഷറി അക്കൗണ്ടുകളുടെ റീകൺസിലിയേഷൻ നടത്തി ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുകയും ചെയ്യുക.
- വാർഷിക ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് സർട്ടിഫിക്കറ്റ് തയ്യാറാക്കുക.
- ബാങ്ക്/പോസ്റ്റ് ഓഫീസ് അക്കൗണ്ടുകളുടെ പാസ് ബുക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കുകയും മാസാവസാനത്തിൽ റീകൺസിലിയേഷൻ നടത്തുകയും ചെയ്യുക.
- മറ്റ് സെക്ഷനുകളിൽ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന ബില്ലുകൾ ട്രഷറി ബിൽ ബുക്കിൽ ചേർത്ത് ട്രഷറിയിൽ സമയബന്ധിതമായി സമർപ്പിക്കുകയും ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടുകളിൽ വരവ് രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും പ്രസിഡന്റിന്റെ ഓതറൈസേഷൻ ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്റെ സഹായത്തോടെ നിർവഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കുള്ള അലോട്ട്മെന്റുകൾ തയ്യാറാക്കി വിതരണം ചെയ്ത് രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക.
- വിവിധ ഫണ്ടുകളുടെ ലഭ്യതയും വിനിയോഗവും സംബന്ധിച്ച് സർക്കാർ, അക്കൗണ്ടന്റ് ജനറൽ, മറ്റ് വകുപ്പുകൾ എന്നിവയിൽ നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന കത്തുകൾക്ക് യഥാസമയം മറുപടി തയ്യാറാക്കി സമർപ്പിക്കുക.
- ധനവിനിയോഗവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ തപാലുകളും റിട്ടേണുകളും തയ്യാറാക്കുക.
- വാറ്റ്, ഇൻകം ടാക്സ്, വെൽഫെയർ ഫണ്ട് തുടങ്ങിയ നിയമാനുസൃത ഡിഡക്ഷനുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സാക്ഷ്യപത്രങ്ങൾ ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പുകൾക്കും ഗുണഭോക്താക്കൾക്കും നൽകുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
- ഇൻകം ടാക്സ് / VAT / TDS റിട്ടേണുകൾ യഥാസമയം ഫയൽ ചെയ്യുക.
- സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ്വെയറിലെ പ്രതിദിന റിപ്പോർട്ടുകൾ സെക്രട്ടറിയുടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തലോടെ സൂക്ഷിക്കുകയും അനുബന്ധം 2.2 പ്രകാരമുള്ള പ്രതിമാസ റിപ്പോർട്ടുകൾ അടുത്ത മാസം 10-ാം തീയതിക്ക് മുമ്പ് ധനകാര്യ സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റിയിൽ സമർപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- അനുബന്ധം 2.3 പ്രകാരമുള്ള വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ അടുത്ത വർഷം മേയ് 15-നകം തയ്യാറാക്കി അംഗീകാരം നേടുക.
- വാർഷിക ബജറ്റും ഭരണ റിപ്പോർട്ടും നിയമാനുസൃത സമയപരിധിക്കകം തയ്യാറാക്കുന്നതിനാവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ധനകാര്യ സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റിക്ക് നൽകുക.
- ചെലവുകളുടെ രേഖകൾ, ബില്ലുകൾ, അനുബന്ധ രേഖകൾ, പ്രതിമാസ വൗച്ചറുകൾ എന്നിവ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിച്ച് ധനകാര്യ സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റിക്കും ഓഡിറ്റ് അധികാരികൾക്കും ലഭ്യമാക്കുക.
- വൗച്ചറുകൾ നഷ്ടപ്പെടുകയോ ഓഡിറ്റ് അധികാരികൾക്ക് ഹാജരാക്കാതിരിക്കുകയോ ചെയ്താൽ അതിന്റെ വ്യക്തിപരമായ ഉത്തരവാദിത്വം ഏറ്റെടുക്കുകയും ചാർജ് ഹാൻഡ്ഓവർ സമയത്ത് എല്ലാ വൗച്ചറുകളും രജിസ്റ്റർ പ്രകാരം കൈമാറുകയും ചെയ്യുക.
- ഓരോ സെക്ഷനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളിൽ പഞ്ചായത്തിന് ലഭിക്കേണ്ട വരുമാനവും വരുമാന നഷ്ട സാധ്യതകളും സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തി തുടർനടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.
- കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമം വകുപ്പ് 213 പ്രകാരം എല്ലാ ചെലവുകളും നിയമാനുസൃതമാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും യൂട്ടിലൈസേഷൻ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളും വൗച്ചറുകളും സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ഗ്രാമസഭ ചേരുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിവരം ലഭിച്ചാൽ ഗ്രാമസഭയിൽ വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള അക്കൗണ്ട്സ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തയ്യാറാക്കി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന് കൈമാറുക.
പഞ്ചായത്ത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന എല്ലാ ഫണ്ടുകളുടെയും അക്കൗണ്ടുകൾ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട് ചട്ടങ്ങൾ പ്രകാരം സൂക്ഷിക്കുക.
12. സീനിയർ ക്ലാർക്ക് / ക്ലാർക്ക് / കാഷ്യർ
ഓഫീസ് ഉത്തരവുകൾ, കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമം, അനുബന്ധ ചട്ടങ്ങൾ, സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾ എന്നിവ പ്രകാരം സീനിയർ ക്ലാർക്ക് / ക്ലാർക്ക് / കാഷ്യർ നിർവഹിക്കേണ്ട പ്രധാന ചുമതലകളും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും.
- ഓഫീസ് ഉത്തരവിൽ പരാമർശിച്ചിട്ടുള്ളതും മറ്റ് പ്രത്യേക ഉത്തരവുകളാൽ നിയോഗിതമായതുമായ ജോലികളും സെക്രട്ടറിയുടെയോ സൂപ്പർവൈസറി ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയോ നിർദ്ദേശങ്ങൾ അനുസരിച്ച് നിർവഹിക്കുക.
- സെക്ഷനിൽ ഏൽപ്പിച്ചിട്ടുള്ള ഫയലുകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ, രേഖകൾ എന്നിവ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുകയും ഓഡിറ്റിനും റെക്കോർഡ് റൂമിലേക്കുള്ള കൈമാറ്റത്തിനും ഉത്തരവാദിത്വം വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തിയ വിഷയങ്ങളിൽ സമയബന്ധിതമായി നടപടി സ്വീകരിച്ച് നടപ്പ് ഫയലും നോട്ട് ഫയലും തയ്യാറാക്കി മേൽ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- ഫയലുകളുടെ വിവരങ്ങൾ വ്യക്തിപരമായ രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തി റണ്ണിംഗ് നോട്ട് സഹിതം പരിശോധനയ്ക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- ഫീൽഡ് എൻക്വയറി ആവശ്യമായ വിഷയങ്ങളിൽ സ്ഥലപരിശോധന നടത്തി റിപ്പോർട്ട് സമർപ്പിക്കുക.
- ചുമതലപ്പെടുത്തിയ കമ്മിറ്റികളുടെ യോഗങ്ങളിൽ പങ്കെടുത്തു മിനിറ്റ്സ് രേഖപ്പെടുത്തുക.
- പിരിവ് ഉദ്യോഗസ്ഥരായി നിയമിക്കപ്പെട്ടാൽ നികുതി രജിസ്റ്ററുകൾ തയ്യാറാക്കുകയും നോട്ടീസ് നൽകുകയും നികുതി പിരിച്ചെടുക്കുകയും ചെയ്യുക.
- പേഴ്സണൽ രജിസ്റ്റർ (Personal Register) തയ്യാറാക്കി പ്രതിമാസം ഹെഡ് ക്ലാർക്ക് / ജൂനിയർ സൂപ്രണ്ടിന് പരിശോധനയ്ക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
- ഓരോ മാസവും കുടിശ്ശിക ജോലികളുടെ പട്ടിക തയ്യാറാക്കി ഹെഡ് ക്ലാർക്കിന് സമർപ്പിക്കുകയും പൂർത്തീകരണത്തിനുള്ള നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- തീർപ്പാക്കിയ ഫയലുകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ, രേഖകൾ എന്നിവ റെക്കോർഡ് റൂമിലേക്ക് കൈമാറി അക്ക്നോളഡ്ജ്മെന്റ് വാങ്ങുക.
- റെക്കോർഡ് റൂമിലേക്ക് കൈമാറിയ ഫയലുകളുടെ പട്ടിക ഹെഡ് ക്ലാർക്കിന്റെ ഒപ്പോടുകൂടി സെക്ഷനിൽ സൂക്ഷിക്കുക.
- സെക്ഷൻ ചാർജ് കൈമാറ്റ സമയത്ത് ചാർജ് ഹാൻഡ്ഓവർ രജിസ്റ്ററിൽ മുഴുവൻ രേഖകളും രേഖപ്പെടുത്തി ഹെഡ് ക്ലാർക്കിന്റെ സാന്നിധ്യത്തിൽ കൈമാറുകയും ഏറ്റെടുക്കുകയും ചെയ്യുക.
- സെക്ഷനിൽ ലഭിക്കുന്ന സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾ, സർക്കുലറുകൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ എന്നിവ സ്റ്റോക്ക് ഫയലുകളായി സൂക്ഷിക്കുക.
- റഫറൻസിനാവശ്യമായ രേഖകൾ ഇൻഡക്സ് തയ്യാറാക്കി സ്റ്റോക്ക് ഫയലിൽ ചേർത്ത് ആവശ്യാനുസരണം ലഭ്യമാക്കുക.
- തങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫണ്ടുകളുടെ ലഭ്യത, ബജറ്റ് പ്രൊവിഷൻ തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങൾ അക്കൗണ്ട്സ് സെക്ഷനുമായി ഏകോപിപ്പിച്ച് മനസ്സിലാക്കി ചെലവുകൾ ക്രമീകരിക്കുക.
- ബജറ്റും അക്കൗണ്ടുകളും തയ്യാറാക്കുന്നതിനാവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനിൽ നിന്ന് സമയബന്ധിതമായി അക്കൗണ്ട്സ് സെക്ഷന് ലഭ്യമാക്കുക.
- ഓഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ടുകളിൽ അതത് സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങളിൽ നിയമാനുസൃത തുടർനടപടികൾ സ്വീകരിച്ച് മറുപടി തയ്യാറാക്കി യഥാസമയം ഓഡിറ്റ് സെക്ഷന് സമർപ്പിക്കുകയും തുടർനടപടികൾ സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക. ഓഡിറ്റ് മറുപടികൾ സമയബന്ധിതമായി സമർപ്പിക്കേണ്ടത് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്റെ ഉത്തരവാദിത്വമാണ്.
- ഏൽപ്പിക്കപ്പെട്ട വിഷയങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിയമസഭാ ചോദ്യങ്ങൾ, ഡി.ഒ. ലെറ്ററുകൾ, രജിസ്റ്റേർഡ് തപാലുകൾ എന്നിവയ്ക്ക് തപാൽ ലഭിച്ച് 24 മണിക്കൂറിനകമോ ആവശ്യപ്പെട്ട സമയപരിധിക്കുള്ളിലോ മറുപടി തയ്യാറാക്കി സമർപ്പിക്കുക.
- സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പരാതികൾ, ബഹു. മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ പരാതി പരിഹാര സെൽ, ജില്ലാ കളക്ടറുടെ പരാതി പരിഹാര സെൽ എന്നിവിടങ്ങളിൽ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന കത്തുകൾക്ക് 48 മണിക്കൂറിനകമോ നിശ്ചിത സമയപരിധിക്കുള്ളിലോ മറുപടി തയ്യാറാക്കി നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
- വിവരാവകാശ നിയമപ്രകാരം ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകൾക്ക് സമയബന്ധിതമായി മറുപടി തയ്യാറാക്കി നൽകുക.
- കോടതി വ്യവഹാരങ്ങൾ, ഓംബുഡ്സ്മാൻ, മനുഷ്യാവകാശ കമ്മീഷൻ, ട്രൈബ്യൂണൽ, വിവരാവകാശ കമ്മീഷൻ തുടങ്ങിയവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കേസുകൾക്കാവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകൾ, രേഖകൾ, ഡയറികൾ എന്നിവ തയ്യാറാക്കി കാലോചിതമായി പുതുക്കി സൂക്ഷിക്കുക.
- സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിഷയങ്ങൾ ഭരണസമിതിയുടെയോ സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റിയുടെയോ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുകയും യോഗ അജണ്ടയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- പഞ്ചായത്തിലെ അസസ്മെന്റ് രജിസ്റ്റർ പ്രകാരമുള്ള വസ്തു നികുതി, കെട്ടിട നികുതി, തൊഴിൽ നികുതി, വിനോദ നികുതി, ലൈസൻസ് ഫീസ്, മറ്റ് ഫീസുകൾ, വാടക എന്നിവ 100% ചുമത്തി പിരിച്ചെടുക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.
- നികുതി പിരിവ് പഞ്ചായത്തിന്റെ പ്രധാന ഉത്തരവാദിത്വമാണെന്ന ബോധ്യത്തോടെ ക്യാമ്പ് കളക്ഷൻ, പ്രചാരണം, നോട്ടീസ് അയയ്ക്കൽ, ജപ്തി, പ്രോസിക്യൂഷൻ തുടങ്ങിയ എല്ലാ നിയമാനുസൃത നടപടികളും സമയബന്ധിതമായി സ്വീകരിച്ച് നികുതി പൂർണ്ണമായി പിരിച്ചെടുക്കുക.
- ഓരോ വർഷവും ടൈം-ബാർ ആകാൻ സാധ്യതയുള്ള നികുതികളുടെ പട്ടിക തയ്യാറാക്കി റവന്യൂ റിക്കവറി നടപടികൾക്കായി അക്കൗണ്ടന്റിന് സമർപ്പിക്കുക.
- ഓരോ ദിവസവും വൈകുന്നേരം 3.30-നകം അന്നത്തെ കളക്ഷൻ കാഷ്യർക്ക് കൈമാറി ഔട്ട്ഡോർ ഓഫീസ് കളക്ഷൻ രജിസ്റ്ററിൽ കാഷ്യറുടെ ഒപ്പ്/ഇനീഷ്യൽ വാങ്ങുക.
- ചുമതലപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന രസീത് പുസ്തകങ്ങൾ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുകയും ആവശ്യമായപ്പോൾ ഓഡിറ്റ്/പരിശോധന അധികാരികൾക്ക് ഹാജരാക്കുകയും ചെയ്യുക.
- വീടുകൾക്ക് നികുതി ചുമത്തൽ, കെട്ടിട നമ്പർ നൽകൽ, പെർമിറ്റ്, ലൈസൻസ്, നികുതി ഒഴിവാക്കൽ, നികുതി കുറയ്ക്കൽ, പരാതികൾ, അന്വേഷണങ്ങൾ എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫീൽഡ് പരിശോധനകൾ സമയബന്ധിതമായി പൂർത്തിയാക്കി റിപ്പോർട്ട് സമർപ്പിക്കുക.
- ചുമതലപ്പെടുത്തിയ വാർഡുകളിലെ വ്യാപാരികളുടെ പട്ടിക ഓരോ വർഷവും ഏപ്രിൽ 15-നകവും സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പട്ടിക ഏപ്രിൽ 30-നകവും തയ്യാറാക്കി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന് സമർപ്പിക്കുക.
- പൊളിഞ്ഞ കെട്ടിടങ്ങൾ, അനധികൃത നിർമ്മാണങ്ങൾ, കച്ചവട സ്ഥാപനങ്ങൾ, വ്യവസായങ്ങൾ, കശാപ്പുശാലകൾ, കൈയേറ്റങ്ങൾ, മണൽ ഖനനം, മലിനീകരണം, മാലിന്യ നിക്ഷേപം തുടങ്ങിയ അനധികൃത പ്രവർത്തനങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകൾക്കും സെക്രട്ടറിക്കും യഥാസമയം സമർപ്പിക്കുക.
- നികുതികളും ഫീസുകളും 100% പിരിച്ചെടുക്കുന്നതിനായി അനുബന്ധം-3 പ്രകാരമുള്ള നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.
കാഷ്യർ
ഒരു സീനിയർ ക്ലാർക്കിനെ സെക്രട്ടറിയാണ് കാഷ്യറായി ചുമതലപ്പെടുത്തേണ്ടത്. കാഷ്യർ പഞ്ചായത്തിന്റെ ദൈനംദിന പണ ഇടപാടുകൾ, കളക്ഷൻ സ്വീകരിക്കൽ, തുക ബാങ്ക്/ട്രഷറിയിൽ അടയ്ക്കൽ, ക്യാഷ് ബുക്ക് പരിപാലനം, രസീത് പുസ്തകങ്ങളുടെ സുരക്ഷിത സൂക്ഷിപ്പ്, ക്യാഷ് ചെസ്റ്റ് നിയന്ത്രണം എന്നിവ നിലവിലുള്ള നിയമങ്ങൾ, ചട്ടങ്ങൾ, സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾ എന്നിവയ്ക്ക് വിധേയമായി നിർവഹിക്കേണ്ടതാണ്.